PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
DENGAN BEBERAPA TEKNOLOGI
DAN KOMPUTERISASI
O l e h :
Arfan Amrin
29300015
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Jika menyinggung istilah tentang SIA atau sistem informasi akuntansi, maka kita berbicara tentang suatu kombinasi dari orang, catatan-catatan, dan prosedur yang digunakan oleh lembaga atau perusahaan untuk memenuhi kebutuhan data keuangan mereka.
Karena setiap perusahaan mempunyai kebutuhan informasi yang bebeda, maka tiap perusahaan juga akan menggunakan sistem informasi akuntansi yang berbeda.
Sistem informasi akuntansi itu sendiri merupakan suatu kerangka pengkoordinasian sumber daya (data, materials, equipment, supplies, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak berkepentingan.
Sistem informasi membantu manajemen dalam menetapkan sasaran laba perusahaan, target laba perusahaan, mengevaluasi efektifitas rencana perusahaan, mengungkapkan kegagalan dan keberhasilan dalam bentuk tanggung jawab yang sfesifik dan menganalisis serta memutuskan penyesuaian dan perbaikan yang diperlukan agar tujuan atau sasaran organisasi dapat dicapai.
Globalisasi dalam sektor bisnis membuka peluang pelaku bisnis untuk memperluas pangsa pasarnya dan jaringan perusahaanya, demikian pula pada konsep manajerial menjadikan pelanggan sebagai prioritas utama dalam memenangkan persaingan global membuat pola-pola manajerial baru yang berkembang pada sistem keterbukaan perusahaan dengan lingkungannya sehingga membutuhkan dukungan dalam sistem informasi dengan teknologinya yang mengarah pada sistem On-Line Real Time yang menciptakan komunikasi data secara cepat dan meluas. Optimalisasi Sistem Informasi berbasis Komputer dikembangkan dengan memberikan peluang sekaligus implikasi negatif berupa penyalahgunaan data bisnis.
Pemrosesan data dapat berupa prosedur dan formulir serta peralatan yang digunakan dalam pemrosesan data tersebut. Sistem pemroses data yang baik yang baik itu menyediaka n informasi yang tepat waktu, dapat diandalkan dalam metuskan tindakan, terkoordinasi dan terintegrasi sehingga informasi tersebut dapat digunakan oleh manajer perusahaan dan mudah dipahami.
Dan dengan komputerisasi, perusahaan dapat melakukan penjurnalan, pemindahbukuan dan penyusunan laporan keuangan demean lebih tepat dan cepat demean berbagai teknologi yang canggih pula.
2.1 Perumusan Masalah
1. Apa Sebenaranya Sistem Informasi Akuntansi itu ?
2. Bagaimana penggunaan system akuntansi yang berbasi computer Mengidentifikasi pasar ?
3. Apa saja yang menjadi konsep inti dalam dalam system informasi berbasis computer dan teknologi lainnyapemasaran
3.1 Tujuan Penulisan
Penulisan dan penyusunan makalah ini diharapkan agar mampu mendeskripsikan apa dan bagaimana sebenarnya SIA. Selain itu, penulisan ini juga bertujuan untuk memberikan info bagi pembaca mengenai ”Sistem Informasi Akuntansi yang Berbasis Komputerisasi dan Beberapa Teknologi Lainnya” dan hal- hal yang mencakup di dalamnya. Sehingga diharapkan tujuan penulisan ini menjadi universal untuk mengetahui sekilas tentang SIA(Sistem Informasi Akuntansi) dan implikasinya ataupun segala hal yang mencakup di dalamnya terutama bagi mahasiswa sebagai perwujudan masa depan..
BAB II
PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
DENGAN BEBERAPA TEKNOLOGI
DAN BERBASIS KOMPUTERISASI
2.1 TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumber daya, seperti orang dan peralatan, yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan dan lainnya menjadi informasi. Sistem informasi akuntansi merupakan suatu kerangka pengkoordinasian sumber daya (data, materials, equipment, supplies, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak berkepentingan.
Menurut Gelinas, Orams, dan Wiggins (1997) SIA sebagai subsistem khusus dari system informasi manajemen yang tujuannya adalah menghimpun, memproses dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan keuangan. Agar suatu sistem informasi akuntansi dapat berjalan dengan baik, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yakni :
1. Pengendalian atau Pengawasan
Adalah metode dan prosedur yang dapat dipergunakan untuk mengukur pelaksanaan dengan tujuan – tujuan, menetukan sebab-sebab penyimpangan dan mengambil tindakan- tindakan korektif yang perlu.
“Menurut Harold Koontz, Control is the meansurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that enterprise objectives and the plans devised to attain then are accomplished. (Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana – rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan –tujuan perusahaan dapat terselenggar)."
2. Komptabilitas atau Kesesuaian
Jika sistem itu dapat diterapkan dalam struktur organisasi dan dipergunakan atau dimanfaatkan oleh personel dalam aktivitas operasi perusahaan secara lancer dikatakan “sesuai”.
3. Fleksisbilitas
Suatu sistem dikatakan fleksibel apabila sistem tersebut dapat mengatasi perubahan– perubahan yang terjadi dalam organisasi atau lembaga tanpa perlu adanya perombakan yang besar.
4. Hubungan Keuntungan Biaya yang Layak
Perusahaan harus mengeluarkan biaya yang cukup besar untuk merancanag suatu sistem akuntansi yang memiliki tiga unsure sebelumnya. Biaya ini dapat mengurangi laba bersih yang diperoleh perusahaan. Sehingga demi hubungan keuntungan biaya maka manajer akan berusaha mencari suatu sistem yang dapat memberikan keuntungan yang maksimum dengan biaya yang seminimum mungkin.
Ada beberapa isu-isu yang terdapat dalam komputer :
1. Privasi
2. Keamanan (akurasi dan kerahasiaan)
3. Kepemilikan Properti
4. Tanggung jawab pengendaliaan internal.
Teknologi informasi muncul sebagai akibat semakin merebaknya globalisasi dalam kehidupan organisasi, semakin kerasnya persaingan bisnis, semakin singkatnya siklus hidup barang dan jasa yang ditawarkan, serta meningkatnya tuntutan selera konsumen terhadap produk dan jasa yang ditawarkan.
Informasi yang muncul, antara lain Electronic Data Processing Systems, Data Processing Systems (DPS), Decision Support System (DSS), Management Information System (MIS), Executive Information Systems (EIS), Expert System (ES) dan Accounting Information System (AIS) (Bodnar, 1998). Saluran komunikasi yang dapat digunakan untuk berkomunikasi adalah standard telephone lines, coaxial cable, fiber optics, microwave systems, communications satellites, cellular radio and telephone. Sedangkan konfigurasi jaringan yang dapat dipakai untuk berkomunikasi adalah Wide Area Network (WAN), Local Area Network (LAN), dan C lient/Server Configurations (Romney, 2000).
EDP adalah penggunaan teknologi komputer untuk menyelenggarakan pemrosesan data yang berorientasi pada transaksi organisasi. Sistem ini digunakan untuk mengolah data transaksi yang sifatnya rutin (sehari-hari). MIS merupakan penggunaan teknologi komputer untuk menyediakan informasi yang berorientasi pada manajemen level menengah.
DSS adalah suatu sistem informasi yang datanya diproses dalam bentuk pembuatan keputusan bagi pemakai akhir.. ES merupakan sistem informasi yang berbasis pada pengetahuan yang menggunakan pengetahuan tentang bidang aplikasi khusus untuk menjalankan kegiatan sebagai konsultan ahli bagi pemakai akhir. Seperti DSS, ES membutuhkan penggunaan model-model keputusan manajemen dan database khusus.
EIS merupakan suatu sistem informasi yang berkaitan dengan kebutuhan manajemen puncak mengenai informasi strategik dalam proses pengambilan keputusan strategik. Sedangkan AIS merupakan sebuah sistem yang menyediakan informasi bersifat keuangan dan non keuangan bagi para pengambil keputusan. Penggunaan teknologi informasi pada aktivitas perusahaan seperti pada value chain dapat menghasilkan beberapa keuntungan, seperti penghematan biaya, percepatan waktu operasi, peningkatan produktivitas, percepatan waktu pengiriman barang dan jasa kepada pelanggan, serta peningkatan nilai barang dan jasa yang tinggi pada pelanggan.
Penentuan masalah dan peluang yang ditujui sistem, pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan,dan pengidentifikasian para pemakai sistem, serta pembentukan lingkup sistem.
Adapun tools yang biasa digunakan adalah sebagai berikut :
1. Data Flow Diagram, yakni tools yang mendiskripsikan interaksi antara data dan pemrosesan dengan menggunakan Data Flow Diagram, dan memberikan gambaran bagaimana data masuk dan keluar dalam dari dan ke suatu entity/representasi dari sumber dan tujuan aliran data tersebut, aturan dari pemrosesan data, penyimpanan data, dan entitas eksternal.
2. Entity Relational Diagram, yakni tools yang bertujuan mendiskripsikan hubungan antara data dictionary, organisasi data yang merupakan representasi dari entitas-entitas yang ada dalam suatu organisasi.
3. Flowchart, merupakan representasi dari sistem pemrosesan dan aliran transaksi organisasi yang memuat sistem dan prosedur pemrosesan transaksi dengan tujuan mendiskripsikan aliran data baik masuk dan keluar antara entitas berbasis aliran fisik dokumen yang menggunakan prosedur tertentu dan memberi informasi mengenai :
a. Darimana input diterima dan dari siapa
b. Dalam bentuk an form apa output di generate
c. Langkah-langkah dan lanjutan dari proses transaksi
d. Data dan materi akuntansi yang terlibat dan terkena dampaknya
e. Prosedur akuntan dan pengendalian organisasi yang terlibat
Catatan akuntansi dalam sistem berbasis komputer disajikan dalam empat jenis file magnetis yang berbeda, yakni :
a) File Master, adalah file yang berisi data akun dimana file ini diperbaharui dari transaksi.
b) File Transaksi, adalah file sementara yang menyimpan catatan transaksi yang akan digunakan untuk mengubah atau memperbarui data adalam file master.
c) File Referensi, adalah file yang menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi
d) File Arsip, adalah file yang berisi catatan transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi di masa depan.
2.2 SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER
Sistem akuntansi berbasis komputer dibagi menjadi dua kelompok besar, yakni
1. Sistem Batch
Pemrosesan batch memungkinkan efisiensi manajemen utnuk volume transaksi dalam jumlah besar. Batch itu sendiri adalah sekelompok transaksi yang serupa yang diakumulasi sepanjang waktu dan kemudian diproses bersama-sama. Adapun keunggulan dari sistem ini yakni mampu meningkatkan efisiensi pemrosesan transaksi dan memungkinkan pengendalian atas pemrosesan transaksi tersebut.
2. Sistem Real – Time
Sistem real time memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Sistem ini mempunyai banyak potensi keuntungan, termasuk perbaikan produktivitas, pengurangan persediaan, peningkatan perputaran, dan perbaikan kepuasan pelanggan. Pemrosesan real time sesuai dengan sistem yang memproses volume transaksi yang rendah dan yang tidak saling berbagi record umum. Sistem ini menggunakan LAN (Local Area Network) dan Wan (Wide Area Network) secara luas.
Adapun perbedaan antara sistem batch dan real time dapat kita lihat sebagai berikut:
1. Sistem batch menyusun transksi ke dalam kelmpok kelompok untuk pemrosesan di mana dalam pendekatan ini, selalu terdapat jeda waktu antara terjadinya peristiwa ekonomi dan waktu yang direfleksikan dalam akun perusahaan yang bergantung pada frekuensi pemrosesan batch. Sedangkan sistem real time memproses transaksi secara individual pada saat terjadi peristiwa ekonomi di mana tidak terdapat jeda waktu antara munculnya peristiw ekonomi dan pencatatannya.
2. Dalam sistem batch, Sumber daya yang dibutuhkan lebih sedikit. Sedangkan sistem real time lebih banyak membutuhkan sumber daya.
3. Dari segi efesiensi operasional, record tertentu oleh batch diproses setelah peristiwa terjadi untuk menghindari penundaan operasional. Sedangkan oleh real time semua record yang berkaitan dengan peristiwa diproses segera.
2.3 MENGOTOMATISKAN PEMROSESAN PESANAN PENJUALAN DENGAN TEKNOLOGI BATCH
Dengan mengotomatiskan fungsi akuntansi perusahaan dapat mengurangi jumlah staff akuntansi dan resiko kesalahan administrasi. Tahap – tahap pemrosesan computer dari sistem ini adalag sebagai berikut :
1. Pemasukan Data
Proses ini dimulai dengan diterimanya sekumpulan dokumen pemberitahuan pengiriman dari departemen pengiriman. Dokumen ini merupakan salinan dari pesanan penjualan yang berisi informasi tentang jumlah unit yang didkirimkan dan informasi mengenai pelanggan. File transaksi yang dihasilkan berisi beberapa batch pesanan penjualan yang secara otomatis dihitung untuk setiap batch yang disimpan pada file tersebut.
2. Pengeditan
Sistem pesanan penjualan batch dijalankan seacra berkala bergantung pada volume transaksi dan kebutuhan akan informasi terbaru. Hal ini bias dijalankan satun kali saja pada akhir atau beberapa kali per hari. Program edit memvalidasi transaksi dengan menguji setiap record untuk mengetahui jika terjadi kesalahan yang diakibatkan kareana pengetikan atau kesalahan logis. File pesanan penjualan yang sudah diedit kemudian dijalankan pada proses selanjutnya.
3. Prosedur Pembaruan
Program pembaruan memasukkan transaksi pertama ke record buku besar pembantu persediaan dan piutang dagang dengan menggunakan kunci sekunder untuk mencari record yang sesuai secara langsung. Record transaksi dicatat dalam jurnal, dan program kemudian pindah ke transaksi selanjutnya dan mengulangi proses tersebut. Hal tersebut dilakukan sampai seluruh catatan dalam file transaksi selesai dibukukan. Sehingga pada akhir hari kerja menghasilkan sejumlah laporan manajemen yang mencakup rangkuman penjualan, laporan status persediaan, daftar transaksi, daftar voucher jurnal, serta laporan anggaran dan kinerja.
2.4 REKAYASA ULANG PEMROSESAN PESANAN PENJUALAN DENGAN TEKNOLOGI REAL TIME
Banyak prosedur manual dan dokumen dari sistem yang lama digantikan dengan terminal computer yang interaktif. Sistem ini menyediakan masukan dan keluaran secara real time dengan pembaruan batch hanya pada beberapa file master saja.
1. Prosedur Pemrosesan Transaksi
Pada pemrosesan prosedur penjualan secara real time, staf penjualan menerima pesanan dari pelanggan dan memproses setiap transaksi secara terpisah pada saat itu juga. Dengan menggunakan terminal computer yang terhubung ke sistem pesanan penjualan, staf melaksanakan tugas- tugas sebagai berikut :
a. Sistem mengakses file pembantu persediaan dan memeriksa ketersediaan barang kemudian memeriksa kredit dengan menelusuri data kredit pelanggan di file pelanggan/ piutang dagang.
b. Jika kredit disetujui, sistem meperbarui saldo pelanggan saat ini untuk merefleksikam penjualan tersebut dan mengurangi persediaan sesuai dengan jumlah barang yang terjual guna menunjukkan jumlah yang akurat dari jumlah persediaan yang dimiliki dan yang tersedia untuk dijual.
c. Sistem secara otomatis mengirim pesan elektronik ke gudang dan dokumen pengiriman ke departemen pengiriman, dan mencatat penjualan pada file penjualan yang belum dipenuhi.
Pada prosedur Pergudangan, terminal computer staf segera mencetak dokumen pengeluaran barang yang didkirim secara elektornik kemudian mengambil barang dan mengirimkannya bersama dengan salinan dokumen pengeluaran barang, ke departemen pengiriman.
Pada Departemen Pengiriman, staf mencocokan barang , dokumen pengeluaran, dan slip pengepakan yang dibuat oleh terminal computer kemudian memilih kurir dan menyiapkan barang untuk dikirim di mana staf tersebut mengirim dokumen pengiriman ke computer pusat yang berisi tanggal pengiriman dan biaya pengiriman.
2. Prosedur Pembaruan File Master
Pembaharuan batch dari record buku besar umum dilakukan untuk mencapai efesisensi operasional dalam sistem pemrosesan transaksi bervolume tinggi. Program pembaharuan ini mencari pada file pesanan penjualan yang terbuka yang bertanda tutup, dan melakukan pembaruan pada akun buku besar umum. Sehingga pada akhirnya, batch mampu menyiapkan dan mengirimkan tagihan pelanggan dan memindahkan record penjualan yang tertutup ke file pesanan penjualan yang sudah dipenuhi yang sama degan buku penjualan.
2.5 PROSEDUR PENERIMAAN KAS OTOMATIS
Prosedur ini adalah sistem batch alami yang tidak sama dengan transksi penjulan, yang cenderung terjadi secara berkelanjutan dalam satu hari. Dan penerimaan kas merupakan hal yang lain. Sistem penerimaan kas menggunakan teknologi yang mengotomatiskan prosedur manual.
2.5.1 Prosedur Pembaruan
Pada bagian ruang penerimaan dokumen, yang bertanggung jawab memisahkan cek dengan permintaan pembayaran dan menyiapkan daftar pembayaran dikirimkan ke departemen penerimaan kas. Dan yang dikirim ke departemen putang dagang adalah dokumen permintaan pembayaran dan salinan daftar pembayaran. Selanjutnya staf penerimaan kas mencocokkan cek dan daftar pembayaran serta menyiapkan slip setoran dengan membuat record voucher jurnal dari jumlah kas yang diterima melalui terminal komputer dan menimpan daftar pembayaran serta satu salinan dari slip setoran yang akhirmya menyetor uang itu ke bank. Sementara itu staf depertemen piutang dagang menerima dan mecocokkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran dengan membuat transakksi penerimaan kas berdsarkan setiap dokumen pembayaran yang kemudian menyimpan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran melalui terminal komputer.
2.5.2 Prosedur Harian
Pada prosedur ini kasir memindai label UPC pada barang yang dibeli dengan pemindai sinar laser. Pemindai lasert tersebut merupakan alat input utama dari sistem POS, bias diletakkan atau dipegang pada meja kasir. Sistem POS berhubungan secara on- line ke file persediaan di mana data harga barang didapatkan dan akan ditampilkan pada computer kasir.
2.5.3 Prosedur Akhir Hari Kerja
Staf penerimaan uang tunai menyiapkan tiga lembar slip setoran untuk seluruh penerimaan uang tunai pada akhir hari kerja. Satu salinan akan diarsipkan dan dua lainnya dibawa ke bank bersama dengan uang tunai. Dan akhirnya, program batch merangkum penjualan dan jurnal penrimaan kas, menyiapkan voucher jurnal serta membukukan ke rekening buku besar umum.
2.6 SISTEM POINT OF SALE
POS adalah sistem yang sering digunakan oleh toko bahan makanan, pusat pertokoan, dan jenis penjualan eceran lainnya. Sistem ini hanya uang tunai, cek, dan kartu pembayaran tunai yang dapat digunakan karena perusahaan tidak menyimpan rekening pelanggan. Persediaannya disimpan di toko, tidak terpisah di gudang. Dan para pelanggan secara langgsung mengambil barang yang akan mereka beli dan membawanya ke kasir pembayaran di mana transaksi dimulai.
2.7 REKAYASA ULANG MENGGUNAKAN EDI
EDI adalah komunikasi antar komputer dengan tujuan meningkatkan efektivitas dan mengurangi pekerjaan yang sifatnya klerikal. Hansen dan Hill (1989) mendefinisikan EDI sebagai pergerakan dokumen bisnis dalam format terstruktur antara berbagai patner bisnis dalam suatu organisasi.
Electronic Data Interchange atau dikenal dengan EDI itu lebih dari sekadar teknologi yang mewakili susunan bisnis yang unuk antara pembeli dan penjual di mana mereka sebelumnya menyetujui ketentuan dari hubungan kerja mereka.
EDI memberikan keuntungan efisiensi bagi pelanggan dan pemasok. Jika pelanggan dapat melihat ke belakang melalui keseluruhan rantai sediaan dan pemasok dapat melihat ke depan keseluruhan rantai pelanggan, maka kondisi ini akan menimbulkan keseluruhan rantai hubungan. Bagi entitas, informasi yang terintegrasi melalui seluruh rantai hubungan bisnis akan menimbulkan keuntungan strategik untuk memaksimumkan value bagi pelanggan. Komputer pelanggan terhubung dengan secara langsung ke komputer penjual melalui telepon. Saat komputer pelanggan mendeteksi adanya kebutuhan untuk memesan persediaan, sistem secara otomatis mengirimkan pesanan tersebut ke penjual. Sistem yang didmiliki oleh penjual menerima pesanan tersebut dan secara otomatis memprosesnya yang membutuhkan tenaga manusia ada juga yang tidak sama sekali.
Namun, EDI memiliki masalah pengendalian bagi perusahaan. Dan masalah itu salah satunya adalah bagaimana memastikan, tanpa adanya pengesahan, hanya transaksi yang valid saja yang dapat diproses. Resiko lainnya adalah bahwa rekan bisnis atau seseorang yang dianggap rekan bisnis akan mengakses catatan akuntansi perusahaan yang tidak termasuk dalam perjalanan.
Penerapan EDI dalam Just In Time (JIT) menawarkan pengendalian persediaan, mengarahkan orientasi pada kualitas dan efisiensi tenaga kerja. Sedangkan dalam Total Quality Control (TQC), teknologi informasi dapat diterapkan untuk melakukan perbaikan berkelanjutan sehingga memungkinkan menghasilkan produk yang sempurna ( zero-defect) dan mutu produk merupakan tanggung jawab dari semua bagian. Munculnya Computer–Integrated Manufacturing (CIM) juga merupakan salah satu bentuk penerapan teknologi informasi.
CIM mengaplikasikan beberapa kemampuanmeliputi produk dirancang melalui pemanfaatan sistem rancangan komputer (Computer-Assisted Design (CAD)), rancangan diuji dengan menggunakan sistem rekayasa komputer (Computer-Assisted Engineering (CAE))., produk dibuat dengan menggunakan sistem (Computer-Assisted Manufacture (CAM)). Salah satu ciri CAM adalah sistem manufaktur yang fleksibel, yaitu sistem yang mampu membuat produk yang dimulai dan diakhiri dengan menggunakan robot serta alat-alat otomatis yang dikendalikan oleh komputer mainframe
2.8 REKAYASA ULANG DENGAN MENGGUNAKAN INTERNET
Lain halnya dengan EDI, yang merupakan perjanjian formal antara dua mitra bisnis. Internet menghubungkan organisasi dengan ribuan mitra bisnis potensial yang tidak memiliki perjanjian formal dengan organisasi atau lembaga.
Selain peluang bisnis yang tidak dapat dipastikan, resiko untuk penjual dan pembeli selalu ada pada teknologi ini. Hubungan internet membuka ancaman bagi perusahaan dari hacker, virus, dan penipuan transaksi. Perusahaan di dunia sudah hampir seluruhnya membuat home page di internet untuk mempromosikan produk atau barang mereka dan melakukan penjualan. Dengan masuk ke home page tersebut di internet dari komputer, pelanggan dapat memperoleh akses ke daftar barang penjual, melihat barang yang tersedia, dan memesan. Biasanya penjualan melalui internet merupakan transaksi kartu kredit.
Namun demikian, banyak juga yang menanggapi ancaman dari teknologi ini sehingga menghadapinya dengan serius dan menerapkan pengendalian termasuk teknik kata sandi, enkripsi pesan, dan firewall untuk meminimalkan resiko mereka. Pesanan pelanggan dan informasi kartu kredit disertakan pada file e-mail penjual. Staf akan meneliti pesanan itu, memverifikasi kredit, dan memasukkan transaksi tersebut pada sistem penjual untuk diproses.
2.9 SISTEM AKUNTANSI BERBASIS PC
Berbeda dengan sistem berbasis mainframe dank lien/ server yang biasanya dibuat khusus untuk memenuhi keinginan khusus dari pengguna, aplikasi PC dibuat untuk sistem yang bersifat umum sehingga dapat memenuhi banyak keinginan pengguna. Oleh karena itu tidak mengherankan jika sistem akuntansi berbasis PC banyak digunakan pada perusahaan yang beskala kecil untuk mengotomatisasi sistem manual perusahaan sehingga menjadi lebih efisien dan kompetitif.
Fokus program pengawasan menyediakan interface ke sistem yang dari titik pengendaliannya user melaksanakan pemilihan menu utnuk masuk ke dalam modul aplikasi sesuai dengan kebutuhan. Transfer data antar modul terjadi secara otomatis karena sistem yang dibuat secara komersial biasanya mempunyai modul yang terpadu dan lengkap.
Sistem PC cenderung tidak mempunyai pemisahan tugas yang memadai. Karyawan dapat bertanggung jawab untuk memasukkan seluruh data transaksi, termasuk pesanan penjualan, penerimaan kas, faktur, dan pembayaran. Pengendalian pada PC memerlukan suvervisi yang intensif, laporan manajemen yang memadai, dan verifikasi independen.
Dilihat dari Catatan Akuntasni, ligkungan PC sering mengalami kehilangan data yang mengancam catatan akuntansi dan jejak audit. Kegagalan disket computer merupakan sebab utama dari kehilangan data. Saat hal itu terjadi, pemulihan data yang disimpan dalam disket mungkin menjadi mustahil. Prosedur formal untuk membuat data cadangan dari file data dan program dapat mengurangi permasalahan ini. Pembuatan data cadangan pada lingkungan PC membutuhkan kesadaran dari user yang seringkali mengabaikan pentingnya kegiatan ini.
Sistem PC biasanya tidak cukup menyediakan pengendalian pada akses ke file data. Meskipun beberapa aplikasi bisa diamankan dengan menggunakan kata sandi ke file, akses file data secara langsung melalui sistem operasi dapat melalui pengendalian ini.
2.10 IMPLIKASI PENGENDALIAN
Isu pengendalian teknologi yaitu yang terkait dengan penggunaan file berurutan versus file akses langsung.
2.10.1 Sistem Otomatis
a) Perbaikan Pengendalian Persediaan
Keuntungan dari sistem otomatis jika dibandingkan dengan sistem manual adalah perbikan kemampuan untuk mengelolah kebutuhan persediaan. Akan tetapi, selain keuntungan tersebut, ada juga masalah dalam pengendalian yaitu kesalahan model persediaan yang tidak sempurna akan menyebabkan perusahaan tiba-tiba kelebihan persediaan atau benar-benar kekurangan persediaan. Oleh sebab itu penting untuk memonitor keputusan yang diotomatisasi yang dikendalikan dengan baik sehingga akan member pihak manajemen laporan ringkasan yang memadai.
b) Pengelolaan Kas yang Lebih Efektif
Jenis sistem ini mendukung pengelolaan kas yang efektif dengan pemindaian file voucher per hari untuk melihat barang yang harus dibayar sehingga menghindarkan dari pembayaran dini dan terlewatnya tanggal jatuh tempo. Dalam sistem ini manajer di bagian pengeluaran kas akan menandatangani cek, sehingga memberikan pengendalian atas pengeluaran kas. Namun, banyak sistem computer dapat mengotomatiskan penandatanganan cek dengan perlengkapan cetak khusus yang lebih efisien jumlah cek banyak, tetapi akan meniadakan beberapa pengendalian.Untuk mengimbangi eksposur ini, perusahaan sering kali menetapkan standar penting atau tidaknya penulisan cek.
c) Jeda Waktu
Terdapat jeda waktu antara datangnya barang di bagian penerimaan dengan pencatatan penerimaan persediaan di file persediaan yang tergantung dari jenis sistem pemesanan penjualan yang digunakan, yang dapat mempengaruhi penjualan secara negatif. Dan karena waktu inilah, staf administrasi bagian penjualan tidak akan mengetahui status persediaan yang terkirim dan dapat kehilangan penjualan.
d) Kemacetan dalam Pembelian
Dalam sistem batch , bagian pembelian secara langsung akan terlibat dalam semua keputusan pembelian yang berarti pekerjaan tambahan yang memperpanjang waktu tenggang dalam proses pemesanan. Dengan membebaskan staf pembelian dari pekerjaan rutin, sehingga perhatian dapat difokuskan pada masalah pemesanan, dan staf pembelian dapat dikurangi.
e) Dokumen Kertas Berlebih
Semua departemen operasional akan membuat dokumen yang dikirimkan ke bagian pemrosesan data dan bagian pemrosesan data harus mengonversinya ke media magnetis. Perusahaan yang dengan transaksi yang sangat banyak akan mendapat banyak keuntungan dari pengurangan atau peniadaan dokumen kertas dalam sistemnya.
2.10.2 Sistem yang Direkayasa Ulang
Bagian penting dari proses ini secara khusus adalah :
a) Sistem ini menggunakan prosedur real time dan file akses langsung untuk mempersingkat waktu tenggang dalam pencatatan.
b) Sistem ini meniadakan berbagai prosedur manual rutin melalui otomatisasi
c) Sistem ini mewujudkan pengurangan dokumen kertas secara signifikan dengan menggunakan komunikasi elektronik antara berbagai record dalam media akses langsung.
1. Pemisahan Tugas
Dalam sistem ini pemisahan mendasar antara pemrosesan otorisasi dengan transaksi dihilangkan. Berbagai program computer akan mengotorisasi dan memproses pesanan pembelian serta mengotorisasi dan menerbitkan cek untuk para pemasok. Sebagai penyeimbang dari eksposur, sistem akan member pihak manajemen daftar transaksi terperinci dan laporan ringkasan.
2. Pengendalian Catatan Akuntansi dan Akses
Sistem ini adalah suatu sistem yang melihat catatan akuntansi secara ekslusif dalam disket magnetis. Untuk mempertahankan integritas berbagai record ini, perusahaan harus mengimplementasikan pengendalian yang membatasi akses ke disket tersebut. Akses tidak sah ke record magnetis menimbulkan konsekuensi yang sama dengan akses ke berbagai dokumen sumber, jurnal, dan buku besar dalam lingkungan manual. Perusahaan dapat menggunakan sejumlah teknik fisik dan peranti lunak untuk menyediakan pengendalian akses yang memadai.
Dari segi otorisasi formalisasi, proses otorisasi akan mendorong manajemen persediaan yang efisien dan memastikan legitimasi berbagai transaksi pembelian. Tanpa tahapan ini, para staf bagian pembelian dapat membeli persediaan berdasarkan keinginan mereka dengan kedudukan untuk mengotorisasi dan memproses transaksi pembelian.
Dari segi pemisahan tugas sejumlah tugas biasanya dipisah-pisah dalam sistem manual digabungkan pada sistem berbasis computer. Aplikasi computer melaksanakan tugas pengendalian persediaan, piutang dagang, penagihan, dan buku besar umum. Dan bila tidak terdapat pemisahan perhatian ditujukan pada integritas program computer yang melaksanakan tugas-tugas tersebut.
Dari segi supervise pada sistem POS, di mana persediaan dank as beresiko, supervise merupakan hal yang penting. Pelanggan dapat secara langsung mengakses persediaan pada sistem POS, dan kejahatan pencurian barang merupakan hal yang menjadi perhatian manajemen. Supervisi dalam bentuk kamera pengamatan dan penjagaan took dapat mengurangi resiko tersebut.
Pengendalian Akses sistem PC biasanya tidak cukup menyediakan pengendalian pada akses ke file data. Meskipun beberapa aplikasi bisa diamankan dengan menggunakan kata sandi ke file, akses file data secara langsung melalui sistem operasi dapat melewati pengendalian tersebut. Untuk menjaga integritas dari catatan akuntansi, perusahaan harus menerapkan pengendalian yang membatasi akses ke file.
2.11 SISTEM INFORMASI KELAS DUNIA
Kunci dari sistem informasi kelas dunia atau singkatnya dikenal dengan WCIS adalah integrasi semua komponen fungsi dan teknologi sistem. Integrasi itu sendiri adalah perekat yang mengikat berbagai sistem bersama dan meliputi aplikasi akuntansi dasar, perhitungan biaya berdasarkan aktivitas, perencanaan kebutuhan bahan baku, jadwal produksi induk, perkiraan, entri pesanan, perencanaan kapasitas, pengendalian persediaan, daftar kebutuhan bahan baku, CAD, CAM, dan saluran komunikasi EDI.
1. Lingkungan Tanpa Kertas
WCIS sebenarnya dapat menghilangkan arus dokumen kertas tradisional dalam siklus pesanan- pengiriman-faktur-pembayaran karena sistem tersebut memungkinkan berbagai transaksi dilakukan, dicatat, disetujui, dan dilaksanakan secara elektronik. Dokumen kertas sangat mahal dari segi biaya penanganannya dan kesalahan entri datanya. Oleh sebab itu, dokumen kertas akan dicetak, ditangani, dan disimpan hanya jika benar-benar dibutuhkan. Lingkungan tanpa kertas tersebut memiliki dampak signifikan atas sistem pengendalian internal perusahaan. Dan hasilnya adalah bukti pengendalian akan dapat ditemukan dalam format yang dapat dibaca oleh mesin dan yang dapat berada di lokasi yang tidak menembus berbagai batasan organisasional tradisional.
2. Transaksi Otomatis
Penggunaan EDI secara ekstensif untuk pemrosesan transaksi menghilangkan dokumen sumber tradisional yang memiliki tanda tangan dan yang member bukti otorisasi transaksi. Berdasarkan kejadian peristiwa seperti penerimaan pesanan penjualan atau persediaan yang jatuh di titik pemesanan ulang, transaksi akan secara otomatis dijalankan oleh sistem MRP dan ditransmisikan melalui EDI.
3. Pertimbangan Pembentukan Jaringan
WCIS akan didesain di sekitar rangkaian LAN, minicomputer, dan mainframe, tergantung pada kebutuhan produsennya. Arsitektur jaringan dapat melibatkan distribusi basis data atau tanggung jawab pemrosesan transaksi si antara berbgai pengguna di beberapa lokasi.
2.12 GL /FRS BERBASIS KOMPUTER
Perusahaan yang menggunakan buku besar umum hanya untuk pelaporan keuangan akan menemukan bahwa sistem batch yang menggunakan file berurutan memenuhi kebutuhannya dan menyediakan tingkat keamanan yang tinggi.
Sistem ini dioperasikan secara sederhana, dan pengendalian akses ke buku besar umum juga mudah dilakukan. Akan tetapi, ketika buku besar umum digunakan untuk mendukung tugas yang lebih luas dalam organisasi, sistem yang menggunakan pemrosesan real time dan file akses langsung mungkin diperlukan.
Keunggulan dari sistem GL / FRS ini adalah pengendalian di mana voucher jurnal dari departemen operasi dapat disetujui, divalidasi, dan diseimbangkann sebelum dimasukkan ke buku besar umum karena pembaruan GL merupakan proses batch di akhir hari kerja.
Jika ada kesalahan pemrosesan yang secara material mempengaruhi buku besar umum, saldo hari sebelumnya tersedia sebagai cadangan. Meskipun ini kelihatannya seperti metode kuno, sebagian perusahaan besar yang menggunakan sistem pemrosesan transaksi real time memilih pendekatan ini karena adanya pengendalian cadangan.
Selain itu dari segi pelaporan, sistem ini dapat mendudkunfg pihak manajemen dengan laporan umpan balik rangkuman terbatas tentang aktivitas teransaksi. Namun, sistem ini tidak efiesien dalam meningkatkan kegiatan operasi atau memfasilitasi pengurangan tenaga kerja.
Teknologi yang digunakan dalam GL/FRS mempengaruhi frekuensi pembaruan buku besar umum. Teknik file berurutan adalah dibuatnya seluruh master buku besar umum ketika diperbarui.. Oleh sebab itu, karena masalah operasional, pendekatan pembaruan akhir hari kerja adalah yangpaling layak. Akan tetapi, jika buku besar umum sering diperbarui, manajemen dapat memonitori seluruh proses dan mengevaluasi apakah pengendalian internal berfungsi seperti yang dimaksud.
Penggunaan file akses langsung memberikan manfaat tambahan bagi pelaporan manajemen. MRS organisasi memberikan informasi keuangan dan nonkeuangan kepada para pengguna internal. Para manajer internal memerlukan informasi yang lebih sering dan tepat waktu daripada pengguna eksternal dari laporan keuangan tradisional.
Masalah yang timbul akibat perkembangan teknologi informasi dan cara mengatasinya
a. Pengembangan teknologi informasi tidak hanya membutuhkan pengetahuan dan kemampuan teknis di bidang akuntansi saja, tetapi pengetahuan tentang teknologi informasi juga harus dikembangkan.
b. Untuk menerapkan teknologi informasi dalam perusahaan memerlukan biaya
yang besar
c. Teknologi informasi yang diterapkan tersebut harus acceptable, artinya dapat diterima oleh semua orang yang akan menggunakannya. Jika perkembangan teknologi tidak acceptable, maka dapat menimbulkan perilaku yang tidak diharapkan seperti resistance to change (penolakan terhadap perubahan). Resistance to change muncul karena tidak semua orang mudah menerima perubahan dan menganggap bahwa adanya perubahan berarti hambatan, bahkan dapat merupakan ancaman. Resistance to change juga dapat timbul karena kurangnya pengetahuan atau ketidakmampuan dalam mengoperasikan teknologi informasi yang baru.
d. Perkembangan teknologi informasi juga memungkinkan hilangnya kesempatan
kerja khususnya bagi karyawan tingkat bawah, karena teknologi informasi tersebut dapat menjalankan tugas mereka. Teknologi informasi hanya menciptakan kesempatan kerja baru bagi tenaga ahli atau individu yang benar- benar memenuhi kualifikasi.
e. Perkembangan teknologi informasi menuntut semakin banyaknya keahlian yang Oleh karena itu pendidikan tambahan dan pelatihan sangat diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan dari karyawan atau pekerja.
f. Dipihak lain ada yang beranggapan bahwa perkembangan teknologi informasi dapat menimbulkan pemborosan, karena diperlukan biaya yang besar untuk pengadaan peralatan-peralatan yang canggih yang diperlukan serta pengadaan pelatihan bagi karyawan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian yang dimiliki.
g. Dengan semakin canggihnya teknologi informasi maka memungkinkan munculnya kejahatan-kejahatan teknologi informasi. Untuk mengatasi berbagai masalah yang timbul akibat perkembangan teknologi informasi, maka diusahakan beberapa tindakan.
h. Ada juga pihak yang tidak senang dengan kehadiran komputer yang dianggap menjadikan mereka malas bekerja dan membosankan.
BAB III
KESIMPULAN
1. Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumber daya, seperti orang dan peralatan, yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan dan lainnya menjadi informasi. Dan melalui beberapa teknologi serta basis computer yang semakin caggih, system informasi pula dapat degan mudah dipahami da diterima secara tepat dan cepat.
2. Berbagai pekerjaa dalam tahap pe,rosesan data berkisar dari yag sedexrhaa higga yag rumit.
3. Teknologi dapat mejadi alat yang sangat bagus untuk mencapai perubahan organisasi dengan system otomatisasi yang mampu meningkatkan efesiemsi dan efektifitas pekerjaan.
4. Teknologi yang digunakan dalam GL/FRS mempengaruhi frekuensi pembaruan buku besar umum.
5. Sistem iformasi akuntansi dipengaruhi oleh beberapa hala yang meliputi : sifat bisnis, dan transaksi yang berhubungan, ukuran perusahaan, volume data yag harus ditangani dan kebutuhan akan informasi manajemen serta pihak-pihak lainnya.
6. Manfaat dari SIA adalah :
1. Meyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu
2. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yag dihasilkan.
3. Meningkatkan efesiensi dan efektifitas.
4. Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan.
5. Meningkatkan sharing knowledge.
6. Menambah efesiensi kerja pada bagian keuagan.
DAFTAR PUSTAKA
Brantas, Drs. 2009. Dasar- Dasar Manajemen. Bandung : Alfabeta.
Fatimah, Mukharomi. 2010. Akuntansi dan Teknologi Informasi serta Akuntan dan Perkembangan Sistem. Penelusuran dari http : // mukharom1. wordpress. com/ 2010/11/07/akuntansi–dan–teknologi-informasi–serta–akuntan–dan- perkembangan-sistem/.
Hall, James A. 2007. Accounting Information Systems, 4th ed. Jakarta : Salemba Empat.
Horngren, dkk. 1997. Akuntansi di Indonesia. Jakarta : Salemba Empat.
Kieso, Donald E. 2002. Akuntansi Intermediate. Jakarta : Erlangga.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar